Notion VS dans Tu cherches comment mieux t’organiser et tu ne cesses d’entendre parler de ces outils: Notion et Asana. Tu ne sais pas lequel choisir, car ils ont tous les deux des avantages et des inconvénients. En tant qu’experte Notion qui connait l’outil en profondeur, j’ai voulu comprendre pourquoi d’autres utilisaient Asana. J’ai donc suivi une formation et pris le temps d’apprendre les fonctions et de l’utiliser. Et surtout, voir ce qui le différenciait de Notion. Voici alors un comparatif Notion VS Asana.
Qu’est-ce qu’Asana
Asana est un outil purement de gestion de projets. Il a été conçu spécialement pour ça. C’est donc un super outil pour ajouter des tâches, créer des projets et collaborer en équipes. Cette entreprise a été créée en 2008.
Qu’est-ce que Notion?
Notion est plutôt un outil 3-en-1. Sa mission principale est d’être un wiki, un gestionnaire de tâches et projets et un outil de notes et de documents tout-en-un. Il peut remplacer plusieurs outils et servir de moyen de collaboration. L’entreprise a été créée en 2013. Elle est assez récente et connaît une très grande croissance actuellement.
Notion VS Asana: Comparatif des fonctions
Les critères pour déterminer quel outil est le meilleur dépendent des besoins de chacun. Voici quelques comparaisons de fonctions d’Asana et de Notion.
Stockage et téléchargement de fichiers
Les deux options offrent un nombre illimité de téléchargements de fichiers dans les espaces de travail, et la possibilité d’organiser ces fichiers dans des bases de données.
Avec Notion, la version gratuite te permet de télécharger un fichier de 5MB, et tu dois avoir le forfait payant à 8 $ par mois pour une taille de fichiers illimitée.
Avec Asana, tu peux télécharger un fichier jusqu’à 100MB gratuitement. Si c’est un fichier plus grand, tu dois passer par Google Drive ou autre logiciel de stockage et copier le lien dans Asana seulement.
Vues dans Notion VS Asana
Notion permet de créer des bases de données qui peuvent être visualisées en format Table, Kanban, Liste, Calendrier, Galerie et Chronologie. Tout est gratuit.
Asana offre les vues Liste (appelé liste, mais qui ressemble plutôt au visuel Table), Kanban, Calendrier et Chronologie. Par contre, seules les vues Liste, Calendrier et Kanban sont gratuites.
Intégrations et automatisations
À l’heure actuelle, il semble y avoir plus d’automatisations natives dans l’application avec Asana. Mais les deux s’intègrent avec des outils d’automatisation comme Zapier, IFTTT ou Make.
Par contre, Notion commence à développer de plus en plus d’options d’automatisations à l’intérieur même de sa plateforme. Et ils paraissent sur une bonne lancée pour de grandes améliorations.
Asana est en ce moment supérieur pour gérer les tâches récurrentes, mais on peut quand même gérer la récurrence dans Notion.
Pour ce qui est des intégrations, Notion permet un très grand nombre d’intégrations avec plusieurs applications, comme Google Drive, Miro, Slack, Loom, Typeform et des dizaines d’autres. D’ailleurs, Asana en fait partie.
Asana permet aussi plusieurs intégrations avec des tonnes d’applications et la sélection est semblable à celle de Notion.
Collaboration
Les deux outils permettent de collaborer facilement avec d’autres personnes, de laisser des commentaires, etc.
Avec Notion, on peut facilement collaborer dans une page comme on le ferait dans un document Google Doc, en temps réel. En plus de pouvoir attribuer des tâches à d’autres et contrôler les accès de chacun.
Avec Asana, c’est plus limité, mais on peut commenter et attribuer des tâches à d’autres. Ce n’est pas un outil dans lequel on va écrire un texte en temps réel en voyant immédiatement ce que l’autre modifie.
Les modèles dans Notion VS Asana
On peut importer des modèles autant dans Asana que Notion. Par contre, de mon expérience, c’est plus optimal d’importer des modèles dans Notion.
Avec Asana, il faut venir faire des changements manuellement parce que l’application transfère parfois mal les données selon si cette donnée est une tâche ou une “section”. Il importe des fichiers CSV.
Contrairement à Notion, avec lequel on peut créer des modèles dans l’application et les partager tel quel. Les pages restent donc toutes les mêmes et peuvent être copiées instantanément.
On trouve aussi beaucoup plus de modèles Notion qu’Asana sur le web, autant directement de Notion que d’autres créateurs.
Si tu souhaites jeter un œil à mes modèles Notion, c’est ici. Tu en trouveras en français et en anglais.
Notion VS Asana: Les prix
Au moment d’écrire cet article, Notion offre ces 4 forfaits:
*Le tarif par utilisateur ne s’applique pas aux invités. Les invités sont gratuits jusqu’à la limite permise par le forfait. Les tarifs sont indiqués selon la facturation annuelle.
- Le forfait gratuit qui permet d’avoir jusqu’à 10 invités (collaborateurs).
- Le forfait “Plus” à 8$ US par mois par utilisateur pour avoir un téléchargement de fichiers de taille illimitée et jusqu’à 100 invités.
- Le forfait “Business” à 15$ US par mois par utilisateur qui sert surtout pour ceux qui ont plusieurs équipes et permet jusqu’à 250 invités.
- Le forfait “Entreprise” beaucoup plus avancé avec une tarification personnalisée selon les besoins. Il faut communiquer avec Notion pour y avoir accès.
On peut donc s’en tirer avec un très bas prix si on utilise les invités gratuits déjà inclus dans les forfaits. C’est-à-dire qu’on peut collaborer en payant seulement pour un utilisateur.
Asana offre ces 3 forfaits:
*Les tarifs sont indiqués selon la facturation annuelle.
- Le forfait gratuit avec vues Liste, Kanban et Calendrier seulement et permet jusqu’à 15 personnes.
- Le forfait “Premium” à 10.99$ US par utilisateur pour avoir plus de fonctions.
- Le forfait “Business” à 24.99$ US par utilisateur pour les plus grandes entreprises avec plusieurs départements ou équipes.
Pour les petites équipes on peut aussi s’en tirer à bas prix.
Les avis
Si on explore les différents sites web où on retrouve des avis sur ces applications, voici ce qui en ressort.
Capterra
Sur ce site, Notion obtient ces résultats:
- Global: 4.7/5
- Facilité d’utilisation: 4.3/5
- Service clients: 4.4/5
- Fonctionnalités: 4.6/5
- Rapport qualité/prix: 4.6/5
Pour Asana:
- Global: 4.5/5
- Facilité d’utilisation: 4.3/5
- Service clients: 4.3/5
- Fonctionnalités: 4.3/5
- Rapport qualité/prix: 4.4/5
TrustRadius
Sur trustradius.com, Notion obtient 8.9/10 tandis qu’Asana obtient 8.5/10.
TrustPilot
Sur ce site, les deux outils obtiennent de mauvaises notes, soit 3.7/5 pour Notion et 2.8/5 pour Asana. Pourquoi cet écart si intense avec les autres sites ? Bonne question, mais je ne crois pas qu’on doive se fier à une seule source.
Source Forge
Sur sourceforge.net, les résultats de Notion sont:
- Global: 4.8/5
- Facilité d’utilisation: 4.0/5
- Fonctionnalités: 4.5/5
- Design: 4.8/5
- Support: 4.6/5
Et pour Asana:
- Global: 4.7/5
- Facilité d’utilisation: 4.6/5
- Fonctionnalités: 4.6/5
- Design: 4.6/5
- Support: 4.7/5
On peut voir que globalement, les deux outils obtiennent de bons avis et assez serrés, même si Notion est légèrement devant la plupart du temps.
Notion où Asana: Mon avis
À mon avis la question ne se pose même pas, Notion est nettement supérieur à Asana pour l’organisation en général. En fait, Asana a été conçu spécifiquement pour la gestion de tâches et projets et donc ne peut pas faire aussi bien que Notion pour se créer un espace d’information centralisé.
Notion peut recréer exactement le style de tableaux qu’Asana fait, mais en ayant la possibilité d’avoir beaucoup plus de fonctions et en permettant une prise de notes beaucoup plus claire. On peut aller beaucoup plus loin.
Asana n’a pas été créé pour avoir des bases de données (sauf pour les projets), et pour moi, c’est un game-changer. Je ne me passerais plus de mes bases de données Notion que j’ai créées pour toutes sortes de sujets.
Évidemment, ça reste un choix personnel, mais je crois que beaucoup de gens abandonnent Notion dès la 1ère difficulté et se privent d’un outil complètement incroyable. Apprendre comment fonctionne une application demande du temps, mais pour Notion, ça en vaut totalement la peine. C’est quoi investir du temps (et possiblement de l’argent tout dépendant du chemin que tu choisis) pour un outil qui t’aidera à organiser toute ta vie pour toujours?
Combiner Notion avec Asana
Je parlais plus tôt qu’il était possible d’intégrer Asana avec Notion. C’est une des façons qu’on peut choisir pour utiliser les deux outils. En effet, Notion permet:
- De prendre une base de données Asana et de l’importer dans Notion pour copier toutes les informations d’un coup.
- D’utiliser les “bases de données synchronisées” qui permettent de voir les bases de données d’Asana dans les pages Notion. Cette fonction ne permet pas de faire des modifications dans Notion, mais tout ce qui est modifié dans Asana apparaît immédiatement dans Notion.
Une autre manière de combiner l’utilisation d’Asana et de Notion est d’utiliser Asana exclusivement pour la gestion de tâches et de projets et Notion pour le reste. Et de synchroniser le nécessaire dans Notion pour avoir un endroit centralisé. On peut mettre des liens dans Notion aux bons endroits pour savoir quand on doit se référer à Asana et éviter de se mêler.
La mise en place des outils
Autant avec Notion qu’avec Asana, il faut du temps pour tout mettre en place selon nos besoins.
Tu peux utiliser des modèles disponibles sur le marché, ou tout créer de zéro.
Il existe des experts qui peuvent t’aider à tout mettre en place. (Comme moi, allô 👋🏼)
Pour Notion, tu peux faire appel à mes services d’organisation, dont tu trouveras les détails ici.
Tu crois qu’Asana est le meilleur outil pour toi, ou tu souhaiterais combiner Notion et Asana? Écris-moi au info@theorganizedclub.com pour voir si je peux t’aider! Je connais bien cet outil aussi et il me fera plaisir de t’aider.
Ton avis
Laisse-moi un commentaire ou envoi-moi un courriel pour me dire ce que tu en penses, ou comment tu utilises ces outils 😊
À bientôt!